ERP-АВТОМАТИЗАЦІЯ

Автоматизація ERP на основі реальних процесів вашого бізнесу

Ми автоматизуємо процеси в існуючих ERP-системах, вдосконалюємо їх та інтегруємо з іншими бізнес-інструментами. Якщо ERP-системи ще немає — можемо створити її відповідно до ваших процесів.

ПРИНЦИПИ АВТОМАТИЗАЦІЇ

Штучний інтелект там, де він справді потрібен

Ми не передаємо бізнес-процеси штучному інтелекту повністю. Передбачувані операції виконуються за заданими правилами, а штучний інтелект залучається там, де потрібно зрозуміти контекст, текст, фото або прийняти рішення на основі даних.

Спочатку правила, потім ШІ

Якщо завдання можна надійно виконати за допомогою звичайної логіки, API або автоматизації — використовуємо їх. Штучний інтелект застосовуємо лише там, де він дійсно дає перевагу.

Штучний інтелект працює в заданих межах

Обмежуємо доступ, інструменти та дії ШІ-агентів. Агент отримує лише ті можливості, які необхідні для виконання його конкретного завдання.

Спірні рішення підтверджує людина

Якщо даних недостатньо, ситуація є неоднозначною або дія має критичне значення для бізнесу, система передає рішення відповідальному співробітнику для підтвердження.

Критичні процеси залишаються передбачуваними

Розрахунки, статуси, документи та інші операції, де важлива точність, виконуються згідно з встановленими правилами. Штучний інтелект не повинен «вгадувати» там, де потрібен однозначний результат.

ERP-АВТОМАТИЗАЦІЯ НА ПРАКТИЦІ

Як ERP вирішує конкретні операційні завдання

На конкретних прикладах показуємо, як ERP-автоматизація вирішує бізнес-завдання — від простих операцій до складних процесів виробництва, закупівель та фінансів.

Виробництво на замовлення

Виробниче замовлення визначає матеріали та терміни

Після оформлення нового замовлення клієнту доводилося вручну перевіряти матеріали, завантаженість виробництва та можливий термін виконання.
Завдання клієнта

Замовлення розраховується в одній таблиці, специфікація зберігається в іншій, а цех отримує зміни через повідомлення. Через це терміни обіцяються без урахування матеріалів та поточного завантаження.

Що реалізували
  • Створили єдине виробниче замовлення зі специфікацією та версією змін.
  • Налаштували розрахунок потребності з урахуванням складських залишків та резервів.
  • Пов’язали етапи виробництва, відповідальних осіб та планову дату випуску.
  • Впровадили статус готовності для продажів, закупівель та керівника.
Термін запуску 8–10 тижнів
Практичний результат

Команда працює з однією версією замовлення, заздалегідь бачить дефіцит і надає клієнту термін, виходячи з наявності матеріалів та завантаженості виробництва.

Оптова торгівля

Резерви, закупівлі та кілька складів працюють за загальними правилами

У клієнта є кілька складів, але залишки та резерви доводилося звіряти вручну, а потреби у закупівлі — визначати окремо.
Завдання клієнта

Менеджери обіцяють товар, виходячи із загальної суми залишку, не враховуючи резерви та переміщення. Закупівельник отримує запити в чатах і не бачить пріоритетності потреб.

Що реалізували
  • Розподілили вільний залишок, резерв та очікувані надходження за складами.
  • Налаштували резервування після підтвердження замовлення.
  • Сформували потреби щодо закупівлі з зазначенням пріоритету та необхідної дати.
  • Додано контроль над надходженням, переміщенням та готовністю до відвантаження.
Термін запуску 6–8 тижнів
Практичний результат

Відділ продажів бачить доступний товар, склад отримує правильні завдання, а відділ закупівель працює з єдиним списком потреб замість повідомлень від менеджерів.

Управлінська аналітика AI

Керівник ставить запитання звичайною мовою й отримує готовий звіт

Запит щодо продажів, менеджера, регіону, періоду або заборгованості контрагента перетворюється на перевірений звіт із систем ERP та CRM із підсумковим листом до керівника.
Завдання клієнта

Щоб відповісти на нове управлінське запитання, співробітникам доводилося завантажувати кілька звітів, узагальнювати їх у таблицях і вручну пояснювати відхилення. Відповідь залежала від наявності аналітика і могла надійти занадто пізно.

Що реалізували
  • Визначили дозволені показники, звітні дані та права доступу для кожної ролі.
  • Штучний інтелект розпізнає зміст запиту та перетворює його на структуровані параметри: показник, менеджер, регіон, період та контрагент.
  • Система перевіряє параметри та виконує запит лише через затверджений звітний шар ERP та CRM.
  • Штучний інтелект формує лист із таблицею, короткими висновками та посиланням на вихідний звіт; запит та отриманий фрагмент даних зберігаються в журналі.
Термін запуску 5–7 тижнів
Практичний результат

Керівник отримує відповідь на робоче запитання без необхідності вручну складати звіт. Усі цифри розраховують системи ERP та CRM, а ШІ відповідає за розуміння запиту та зрозуміле викладення результату.

Невеликий склад

Мінімальний залишок перетворюється на готову заявку постачальнику

Залишки перевіряли вручну, тому товар, що швидко розходився, міг раптово закінчитися, а потреби у закупівлі формувалися з різних джерел.
Завдання клієнта

Заздалегідь визначати позиції, які слід закуповувати, враховувати мінімальний запас та упаковку постачальника й передавати закупнику вже розраховану кількість.

Що реалізували
  • Визначили мінімальний запас та стандартну упаковку для основних товарів.
  • Налаштували щоденний список позицій, залишок яких нижчий за мінімальний.
  • Сформували пропозиції в чернетку заявки для основного постачальника.
Термін запуску 2–3 тижні
Практичний результат

Закупівельник отримує готову чернетку заявки, перевіряє кількість і надсилає її постачальнику; дефіцит стає помітним ще до того, як товар закінчиться.

Бухгалтерія та первинні документи AI

Фото документа перетворюється на заповнену чернетку в ERP

Штучний інтелект зчитує реквізити, дату, суми та рядки з рахунку або накладної, а ERP створює чернетку документа та позначає поля, які потрібно перевірити.
Завдання клієнта

Первинні документи надходили у вигляді фотографій і сканів електронною поштою та через месенджери. Бухгалтер вручну переносив реквізити й суми, а помилки виявлялися вже під час звірки або проведення документа.

Що реалізували
  • Організували завантаження фотографій та сканів одного узгодженого типу документів з електронної пошти, Telegram або форми.
  • Штучний інтелект розпізнає текст, реквізити, номер, дату, суми та рядки таблиці разом із рівнем впевненості.
  • ERP перевіряє контрагента, договір, номенклатуру та податки за довідниками та встановленими правилами.
  • Система створює чернетку непроведеного документа, позначає спірні поля та надсилає її бухгалтеру для підтвердження.
Термін запуску 3–5 тижнів
Практичний результат

Необхідність повторно вводити дані зменшується, вихідне зображення пов’язане з документом, а ERP не проводить документ, доки відповідальний співробітник не перевірить результати розпізнавання.

Харчова промисловість

Партії та терміни придатності відстежуються від сировини до відвантаження

Клієнту було важко швидко визначити, з якої партії походить товар, де вона знаходиться і кому була відвантажена.
Завдання клієнта

Сировина списується загальною сумою, партії фіксуються частково, а у разі питань щодо якості складно визначити, куди потрапив конкретний випуск.

Що реалізували
  • Налаштували рецептури, норми та допустимі заміни сировини.
  • Запроваджено партійний облік надходження, виробництва та зберігання.
  • Додано функцію контролю термінів придатності та статусу якості.
  • Зв’язали випущену партію із замовленнями та відвантажувальними документами.
Термін запуску 8–12 тижнів
Практичний результат

За кожною відправкою можна відстежити походження продукції, при обліку залишків враховується термін придатності, а у виробництві використовуються актуальні рецептури.

Сервісне обслуговування

Договір, виїзд, запчастини та акт об’єднані в одному замовленні

У клієнта договори, виїзди співробітників, використані запчастини та документи щодо робіт велися в різних місцях.
Завдання клієнта

Планові виїзди вносяться до календаря, запчастини списуються пізніше, а акти та витрати доводиться звіряти з договором вручну.

Що реалізували
  • Створили картки обладнання, договорів та графіків обслуговування.
  • Створили сервісне замовлення з переліком робіт, виконавців та запчастин.
  • Пов’язали видачу матеріалів зі складу з конкретним виїздом.
  • Автоматизували підготовку акта та контроль комплекту закривальних документів.
Термін запуску 6–8 тижнів
Практичний результат

Диспетчер бачить завантаженість бригад, склад — майбутні потреби, а історія обслуговування та фактичні витрати доступні в одному замовленні.

Проєктний бізнес

Бюджет проєкту порівнюється з фактичними витратами в процесі виконання робіт

Клієнт окремо обліковував фактичні витрати за проєктом, тому відхилення від бюджету ставали помітними занадто пізно.
Завдання клієнта

Плановий бюджет затверджується окремо, дані про витрати надходять із бухгалтерії із затримкою, а перевитрата стає помітною лише після закриття місяця.

Що реалізували
  • Налаштували структуру проєкту, етапи, статті бюджету та ліміти.
  • Прив’язали заявки на закупівлю, рахунки та платежі до проєкту.
  • Додано облік часу команд та послуг підрядників.
  • Підготували план-факт і прогноз завершення за поточними зобов’язаннями.
Термін запуску 5–7 тижнів
Практичний результат

Керівник проєкту бачить відхилення до закриття періоду й може скоригувати закупівлі, терміни або обсяг робіт на основі поточних даних.

B2B-замовлення AI

Замовлення з листа або файлу стає чернеткою замовлення в ERP

Штучний інтелект аналізує лист, PDF-файл або Excel-файл клієнта, зіставляє позиції з каталогом і готує замовлення, залишаючи неоднозначні рядки співробітнику.
Завдання клієнта

Клієнти надсилали заявки в різних форматах і використовували власні назви товарів. Менеджер вручну шукав збіги, переносив кількості та реквізити, після чого окремо перевіряв залишки та умови договору.

Що реалізували
  • Зібрали вхідні листи та вкладення в єдину чергу обробки з прив’язкою до клієнта.
  • Штучний інтелект виокремлює позиції, кількості, одиниці виміру, адресу та бажану дату поставки.
  • ERP зіставляє товари, договір, ціни, залишки та кредитний ліміт за суворими правилами; неоднозначні рядки позначаються для перевірки.
  • Після підтвердження менеджером система створює замовлення, резервує наявний товар і запускає подальший процес.
Термін запуску 6–8 тижнів
Практичний результат

Типові заявки перетворюються на чернетку без ручного перенесення, а нестандартні позиції залишаються під контролем менеджера до формування резерву та оформлення документів.

Імпорт та дистрибуція

Фактична собівартість враховує валюту, логістику та митні витрати

Клієнту доводилося окремо розраховувати реальну собівартість з урахуванням курсу валют, доставки, митних зборів та інших витрат.
Завдання клієнта

Ціна закупівлі змінюється через курс валют, вартість доставки та митні збори. Додаткові витрати розподіляються вручну, тому фактична собівартість з’являється занадто пізно.

Що реалізували
  • Створили закупівельну поставку з валютою, графіком платежів та очікуваними датами.
  • Додано контроль етапів перевезення та комплекту документів.
  • Налагодили розподіл логістичних та митних витрат.
  • Перерахували фактичну собівартість партій після їх надходження.
Термін запуску 7–9 тижнів
Практичний результат

Відділи закупівель та фінансів бачать повну вартість поставки, а відділ продажів отримує собівартість партії з урахуванням додаткових витрат, а не лише ціни постачальника.

B2B-продажі

Рахунок та статус оплати оновлюються безпосередньо в замовленні

Менеджерам доводилося вручну формувати рахунок, уточнювати надходження оплати у бухгалтерії і лише після цього передавати замовлення на відвантаження.
Завдання клієнта

Менеджери вручну вносять реквізити до рахунку та узгоджують оплату з бухгалтером. Через це відвантаження затримується, а в замовленні залишається застарілий статус.

Що реалізували
  • Пов’язали підтверджене замовлення з шаблоном рахунку та реквізитами клієнта.
  • Налаштували оновлення статусу оплати на основі завантаженої банківської виписки.
  • Після повної оплати надіслали повідомлення менеджеру та складу.
Термін запуску 2–3 тижні
Практичний результат

Менеджер бачить оплату в замовленні та передає його на відвантаження без листування з бухгалтерією; рахунок формується на основі вже перевірених даних.

Оптова торгівля

Замовлення з месенджера проходить до відвантаження без ручного перенесення
Завдання клієнта

Заявки надходять через сайт, електронну пошту та Telegram. Менеджер вручну вносить позиції до облікової системи, уточнює залишки та ризикує втратити зміни щодо замовлення.

Що реалізували
  • Зібрали вхідні заявки в єдину систему CRM.
  • Налаштували картку замовлення та обов’язкові дані для розрахунку.
  • Зв’язали підтверджене замовлення з резервом та документами в 1С.
  • Додано сповіщення для менеджера та клієнта у разі зміни статусу.
Термін запуску 5–7 тижнів
Практичний результат

Менеджер обробляє замовлення в рамках одного процесу, склад отримує правильний резерв, а клієнт — своєчасну інформацію про стан замовлення без необхідності надсилати повідомлення вручну.

Виробництво

Замовлення можна відстежувати від розрахунку собівартості до випуску
Завдання клієнта

Розрахунки, специфікації та план завантаження ведуться в окремих таблицях. Відділ продажів не бачить реальних термінів виробництва, а відділ закупівель запізно дізнається про дефіцит матеріалів.

Що реалізували
  • Створили єдине виробниче замовлення зі специфікацією.
  • Пов’язали потребу в матеріалах із залишками та закупівлями.
  • Налаштували етапи виробництва та контроль планової дати.
  • Додали статус замовлення для відділу продажів та керівника.
Термін запуску 8–10 тижнів
Практичний результат

Команда працює з однією версією замовлення, заздалегідь бачить нестачу матеріалів і може назвати клієнту обґрунтований термін виконання.

Управлінський облік

Керівник відкриває один звіт замість п’яти таблиць
Завдання клієнта

Дані про продажі, оплати, витрати та рекламу зберігаються в різних системах. Щотижневий звіт складається вручну і втрачає актуальність ще до його обговорення.

Що реалізували
  • Узгодили єдині показники та правила їх розрахунку.
  • Підключили дані з CRM, 1С та рекламних кабінетів.
  • Налаштували панель управління, що оновлюється.
  • Додано контроль відхилень та короткий звіт у Telegram.
Термін запуску 3–4 тижні
Практичний результат

Керівник бачить продажі, гроші та проблемні сфери в одному місці й обговорює рішення, а не звіряє різні таблиці.

Процес впровадження

Як відбувається впровадження ERP

Аналізуємо рух замовлень, коштів, матеріалів та документів, а потім поетапно формуємо єдиний робочий цикл. До запуску команда розуміє логіку системи та перевіряє її на своїх операціях.

  1. Аналізуємо процеси та дані

    Відстежуємо шлях замовлення від заявки до оплати та від потреби до закупівлі, виробництва або відвантаження. Виявляємо випадки ручного введення даних, розбіжності в обліку та джерела помилок.

    Результат етапуКарта процесів та пріоритетів

  2. Проєктуємо єдиний контур

    Визначаємо довідники, документи, статуси, ролі, правила обліку та обмін інформацією між відділами. Окремо фіксуємо винятки та межі першого етапу.

    Результат етапуУзгоджена модель ERP

  3. Налаштовуємо та інтегруємо

    Налаштовуємо модулі, автоматичні перевірки та бланки, інтегруємо ERP із CRM, веб-сайтом, банком, складом та іншими робочими системами.

    Результат етапуРобочий контур та інтеграції

  4. Перевіряємо та запускаємо

    Проходимо реальні ланцюжки операцій, звіряємо залишки та розрахунки, навчаємо відповідальних співробітників і запускаємо систему з контролем перших операцій.

    Результат етапуПеревірена система та запуск

На кожному етапі демонструємо проміжний результат і рухаємося далі після узгодження з вашою командою.

ПОЧНЕМО З ВАШОГО ПРОЦЕСУ

З’ясуємо, що варто автоматизувати в першу чергу

Покажіть, як цей процес працює зараз. Розберемо проблемні моменти та запропонуємо перший етап автоматизації, який дасть зрозумілий практичний результат.

    Надсилаючи форму, ви підтверджуєте, що ознайомилися з Політикою конфіденційності.